Beleid inzake grensoverschrijdend gedrag (GOG)

1. Beleidsverklaring

Deze beleidsverklaring heeft als doel werknemers, contractanten of andere personen die namens Studio 100 handelen, een middel te verschaffen grensoverschrijdend gedrag (ongewenste omgangsvormen) aan de kaak te stellen door middel van een melding. Verderop in dit document wordt dieper ingegaan op de manier waarop deze melding kan gebeuren.

Studio 100 streeft naar een fysiek en mentaal veilige en beschermende werkomgeving voor al haar werknemers, contractanten of andere personen die namens Studio 100 handelen, vrij van ELKE vorm van grensoverschrijdend gedrag. Studio 100 voert een actief beleid op vlak van preventie en bestrijding van grensoverschrijdend gedrag.

Studio 100 hanteert een nultolerantiebeleid voor elke vorm van grensoverschrijdend gedrag op de werkplek, behandelt alle incidenten ernstig en onderzoekt onmiddellijk alle meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Elke persoon die grensoverschrijdend gedrag stelt, zal mogelijks onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen, tot en met ontslag of beëindiging van het contract.

Elke vorm van grensoverschrijdend gedrag is onaanvaardbaar op de werkplek en in werk gerelateerde omgevingen zoals zakenreizen, evenementen en zakelijke sociale functies, ongeacht of het gedrag komt van een leidinggevende, een collega, een klant of leverancier of een andere derde partij.

Geen enkele vorm van grensoverschrijdend gedrag is toegestaan en moet onmiddellijk worden gemeld.

Studio 100 tolereert geen enkele vorm van vergelding tegen een werknemer en/of contractant of een persoon die handelt namens Studio 100 die een bezorgdheid meldt over grensoverschrijdend gedrag of die deelneemt aan een onderzoek op grond van dit beleid. Indien er zich vergeldings- of ongepast gedrag voordoet, moet dit onmiddellijk aan een leidinggevende of HR worden gemeld.

2. Definitie grensoverschrijdend gedrag

Grensoverschrijdend gedrag omvat elke vorm van verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag dat de waardigheid van een persoon aantast of een kwetsende, bedreigende omgeving creëert. Dat wil zeggen dat zowel uitspraken als uitsluiting of fysiek geweld onder de noemer van grensoverschrijdend gedrag kunnen vallen. Wat deze uiteenlopende handelingen met elkaar gemeen hebben, is dat ze de fysieke, psychische en/of seksuele integriteit van een persoon aantasten.

Grensoverschrijdend gedrag is een subjectief begrip: wat voor de ene grensoverschrijdend aanvoelt, is dat niet per se voor de andere.

Grensoverschrijdend gedrag is een paraplu term die vele ladingen dekt:

  • Pesten (verbaal, fysiek, visueel)
  • Ongewenst fysiek of verbaal gedrag
  • Psychisch of fysiek geweld
  • Seksueel grensoverschrijdend gedrag
  • Discriminatie gebaseerd op ras, huidskleur, religie, gender(identiteit), nationaliteit, lichamelijke kenmerken, genetische informatie

3. Seksueel grensoverschrijdend gedrag (SGOG)

Om op een zo objectief mogelijke wijze te bepalen wanneer er sprake is van seksueel gedrag grensoverschrijdend gebruikt Studio 100 het door Sensoa (Vlaams expertisecentrum voor seksuele gezondheid) ontwikkeld vlaggensysteem.

Dit vlaggensysteem werkt op basis van zes criteria. Wanneer één van deze criteria niet oké is, is er sprake van SGOG.

  1. Wederzijdse toestemming: alle betrokkenen gaan akkoord en voelen zich er prettig bij.
  2. Vrijwilligheid: er is geen sprake van beloning, manipulatie, druk of dwang.
  3. Gelijkwaardigheid: de partners zijn gelijkwaardig op vlak van leeftijd, intelligentie, macht, maturiteit.
  4. Ontwikkeling- of functioneringsniveau: het gedrag is typisch en aanvaardbaar voor de ontwikkelingsfase. Er zijn geen redenen om zich zorgen te maken over het seksuele functioneren.
  5. Context: het gedrag houdt rekening met de omgeving en stoort/choqueert niemand.
  6. Impact: het gedrag veroorzaakt geen fysieke, emotionele of psychische schade bij de persoon zelf of bij het slachtoffer.

Om de ERNST van SGOG in te schatten werken we met 4 beoordelingskleuren (vlaggen):

  • GROEN: alle gedragscriteria zijn oké
  • GEEL: licht grensoverschrijdende situatie – situatie met beperkte gevolgen
  • ROOD: ernstig grensoverschrijdende situatie – situatie met persoonlijke schade voor doelwit en/of pleger, geen gevaar voor de veiligheid
  • ZWART: zeer ernstig grensoverschrijdende situatie – situatie met zware persoonlijke schade met gevaar voor de veiligheid en/of het functioneren van de betrokkenen

Voorbeelden van seksueel grensoverschrijdend gedrag zijn (maar zijn niet beperkt tot):

1. Fysiek gedrag:

  • Ongewenst fysiek contact
  • Ongepast of ongewenst aanraken
  • Fysiek geweld, waaronder aanranding en verkrachting

2. Verbaal gedrag:

  • Ongepaste seksueel getinte opmerkingen over het uiterlijk, de leeftijd, het privéleven, enz. van een werknemer
  • Seksuele of vulgaire opmerkingen, verhalen en grappen
  • Ongewenste seksuele avances
  • Verzoeken om seksuele gunsten
  • Herhaaldelijke en ongewenste uitnodigingen voor dates of fysieke intimiteit
  • Beledigingen op basis van het geslacht van de werknemer
  • Het verzenden van seksueel expliciete berichten per e-mail, sms, foto's of via andere digitale toepassingen (snapchat, ...)
  • Het gebruik van bedreigingen of beloningen om seksuele gunsten te verkrijgen

3. Non-verbaal gedrag:

  • Weergave van seksueel expliciet of suggestief materiaal (met inbegrip van die weergegeven op elektronische media)
  • Obscene gebaren

4. Alcohol- en drugsbeleid

Gebruik van alcohol en/of drugs op de werkvloer, of zelfs in de privé-sfeer, kan de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van medewerkers en hun omgeving negatief beïnvloeden en kan mogelijks tot grensoverschrijdend gedrag leiden. Daarnaast kan het ook een negatieve impact hebben op de productiviteit en de kwaliteit van het werk en kan het imago van Studio 100 erdoor geschaad worden.

Studio 100 doet beroep op het gezond verstand en verantwoordelijk gedrag van al zijn medewerkers en eventuele andere op de werkplek aanwezige personen. Studio 100 verwacht van zijn medewerkers en eventuele andere op de werkplek aanwezige personen dat zij op een verantwoordelijke wijze omgaan met het gebruik van alcohol om te voorkomen dat gebruik zou leiden tot problematische situaties voor zichzelf of voor hun collega’s. Druggebruik op de werkvloer is onder geen enkel beding toegestaan.

Studio 100 verwacht van zijn leidinggevenden in deze een voorbeeldrol en een passend optreden ten aanzien van hun medewerkers in probleemsituaties.

Studio 100 is van oordeel dat in de huidige situatie en onderlinge verhoudingen er geen nood is aan het uitwerken van gedetailleerde regels en voorschriften. We rekenen erop dat de bestaande afspraken rond het functioneren van medewerkers en leidinggevend personeel voldoende mogelijkheden bieden om gepast op te treden voor zover dit nodig zou zijn.

5. Omstaanders

Een veilige werkomgeving is ieders verantwoordelijkheid en vraagt van iedereen een actieve bijdrage. Dit betreft het eigen gedrag maar ook het aanspreken van anderen op het stellen van grensoverschrijdend gedrag.

Als omstaander (= iemand die GOG ziet gebeuren) kan je impact hebben op situaties van grensoverschrijdend gedrag. Je kan helpen om het gedrag te stoppen of vermijden dat het verder escaleert. Door te reageren kan je de uitkomst voor slachtoffers in positieve zin beïnvloeden en voor sociale verandering zorgen door te laten merken dat het gedrag niet oké is.

Vijf manieren om te reageren, de vijf A's:

  1. Anderen betrekken
    Je kan zelf andere omstaanders betrekken door hen te laten meewerken en hen een taak of verantwoordelijkheid te geven. Zo hoef je je niet alleen in de situatie te begeven. Dit is een goede optie als je je onvoldoende veilig of zeker voelt.
  2. Aanspreken
    Je kan zelf de betrokken personen aanspreken. Je kan de persoon die het grensoverschrijdende gedrag ondergaat, vragen of alles oké is en of je kan helpen met iets.
  3. Afleiding
    Meer indirect kan je zorgen voor afleiding. Dit kan helpen zowel om de situatie van dichtbij te analyseren en in te schatten (wat is hier precies aan de hand?) als om het gedrag te doen stoppen en verdere escalatie te voorkomen.
  4. Afzonderen
    Je kan ook één van de betrokkenen proberen weg te halen uit de situatie. Tracht vooral om de persoon die het ongewenste gedrag meemaakt uit de situatie te halen.
  5. Aanwezig blijven en steun bieden
    Ten slotte kan je aanwezig blijven en de situatie in het oog houden. Jouw aanwezigheid op zich geeft al een veiliger gevoel voor het slachtoffer en zo kan je mogelijk toch ingrijpen wanneer de situatie escaleert.

6. Klachtenprocedure

Iedereen die te maken krijgt met GOG moet, indien mogelijk, de pleger (= de persoon die het GOG stelt) er op wijzen dat het gedrag ongewenst is.

Indien men niet in staat is, om welke reden dan ook, om de pleger hierover aan te spreken of ingeval het gedrag niet stopt, moet men het GOG melden bij een persoon bij wie de melder (= de persoon die het GOG meldt) of het slachtoffer zich veilig voelt. Dat kan de productieleider zijn, de leidinggevende, de vertrouwenspersoon, de HR afdeling of elke andere persoon die het vertrouwen geniet van de melder. Zie ook punt 8 over mogelijke hulplijnen.

Leidinggevenden moeten onmiddellijk rapporteren aan de vertrouwenspersonen of HR.

Als één van bovenstaande personen een klacht ontvangt van grensoverschrijdend gedrag, dient hij/zij volgende handelingen uit te voeren:

  • onmiddellijk de datum, tijd en feiten van het incident noteren
  • luisteren naar de melder
  • luisteren naar het slachtoffer
  • ervoor zorgen dat het slachtoffer de procedures van Studio 100 begrijpt voor het afhandelen van de klacht
  • de vervolgstappen bespreken en vastleggen: een informele of formele klacht indienen met dien verstande dat het besluiten om de kwestie informeel op te lossen het slachtoffer niet belet om later een formele klacht in te dienen als hij/zij niet tevreden is met de uitkomst
  • een vertrouwelijk dossier bijhouden van alle besprekingen
  • de keuze van het slachtoffer met betrekking tot het nemen van verdere stappen respecteren, tenzij het gaat over zeer ernstige (strafbare) feiten.

6.1. Informele klachtenmechanisme

Indien het slachtoffer informeel met de zaak wil omgaan, zal de persoon die de klacht heeft ontvangen zo snel mogelijk:

  • de pleger de mogelijkheid geven om op de klacht te reageren
  • ervoor zorgen dat de pleger het klachtenmechanisme begrijpt
  • een gesprek faciliteren tussen beide partijen om een informele oplossing te bereiken die aanvaardbaar is voor het slachtoffer. Doel: zorgen dat slachtoffer en pleger terug kunnen (samen)werken. Mogelijks wordt hiervoor begeleiding voorzien of worden er bepaalde maatregelen getroffen.
  • ervoor zorgen dat een vertrouwelijk verslag wordt bijgehouden van wat er gebeurd is
  • opvolgen dat het gedrag daadwerkelijk is gestopt

Het slachtoffer wordt gedurende het volledige proces op de hoogte gehouden van elke stap binnen dit mechanisme.

6.2. Formele klachtenmechanisme

Als het slachtoffer een formele klacht wil indienen of als het informele klachtenmechanisme niet tot een bevredigend resultaat voor het slachtoffer heeft geleid, moet het formele klachtenmechanisme worden gebruikt.

De persoon die de klacht in eerste instantie heeft ontvangen, verwijst de zaak door naar de HR-directeur zodat een formeel onderzoek kan worden ingesteld. De HR-directeur kan de zaak zelf behandelen of de zaak doorverwijzen naar een interne of externe onderzoeker (bijvoorbeeld deskundigen van de Arbodienst).

De persoon die het onderzoek uitvoert, zal:

  • het slachtoffer en de pleger afzonderlijk interviewen
  • eventueel (een) derde relevante partij(en) afzonderlijk interviewen
  • een rapport opstellen met de details van de onderzoeken, bevindingen en eventuele aanbevelingen
  • beslissen wat de passende oplossing voor het slachtoffer is, in overleg met het slachtoffer (bij wijze van voorbeeld: een verontschuldiging, een wijziging van de werkregeling, …)
  • opvolgen dat de aanbevelingen worden uitgevoerd, dat het gedrag is gestopt en dat het slachtoffer tevreden is met de uitkomst
  • ervoor zorgen dat alle documenten met betrekking tot de kwestie vertrouwelijk worden behandeld
  • ervoor zorgen dat het proces zo snel mogelijk wordt afgerond
  • indien de pleger in de organisatie blijft, opvolgen dat het gedrag daadwerkelijk is gestopt

Het slachtoffer wordt gedurende het volledige proces op de hoogte gehouden van elke stap binnen dit mechanisme.

7. Sancties en disciplinaire maatregelen

Overtredingen van deze policy zullen resulteren in passende disciplinaire maatregelen tegen de pleger, tot en met ontslag of beëindiging van de overeenkomst.

Ook indien na onderzoek Studio 100 vaststelt dat een klacht niet te goeder trouw is ingediend of dat een werknemer en/of contractant of een persoon die namens Studio 100 handelt onjuiste informatie heeft verstrekt in verband met de klacht, kan die persoon worden onderworpen aan disciplinaire maatregelen tot en met ontslag of beëindiging van de overeenkomst.

De aard van de disciplinaire sancties zal afhangen van de ernst en de omvang van het incident. Gepaste sancties zullen worden opgelegd om ervoor te zorgen dat incidenten van grensoverschrijdend gedrag niet als onbeduidend worden behandeld. Bepaalde ernstige gevallen, waaronder fysiek geweld, zullen resulteren in het onmiddellijke ontslag van de dader. Voor contractanten betekent een schending van dit beleid contractbreuk, hetgeen leidt tot onmiddellijke beëindiging van het contract.

8. Implementatie van het beleid

Studio 100 zorgt ervoor dat deze policy wordt verspreid onder alle medewerkers, contractanten of andere personen die namens Studio 100 handelen. Alle nieuwe werknemers moeten worden geïnformeerd over dit beleid als onderdeel van hun introductie in het bedrijf.

Het is de verantwoordelijkheid van elke leidinggevende om ervoor te zorgen dat al zijn/haar werknemers en/of contractanten of enige andere persoon die namens Studio 100 optreedt, op de hoogte is van het beleid.

9. Monitoring en evaluatie

Studio 100 erkent het belang van het monitoren van dit beleid en zorgt ervoor dat het anoniem statistieken en gegevens verzamelt over alle vormen van grensoverschrijdend gedrag die zich binnen de organisatie zouden voordoen.

Leidinggevenden, managers en verantwoordelijken die zaken van grensoverschrijdend gedrag behandelen, zullen rapporteren over de naleving van dit beleid, inclusief het aantal incidenten, hoe ze werden aangepakt en eventuele aanbevelingen. Dit gebeurt op jaarbasis. Op basis van dit rapport zal het bedrijf haar beleid evalueren en waar nodig bijsturen.

10. Hulplijnen België

  • Interne vertrouwenspersonen: Petra Vonck en Peter Kips – contactgegevens zie intranet
  • HR-afdeling: Wouter Croenen, HR Directeur & Kitty Holsters, HR BP Welzijn – contactgegevens zie intranet
  • Externe vertrouwenspersoon via de externe preventiedienst Mensura, psychosociale-aspecten@mensura.be
  • CAW (Centrum voor Algemeen Welzijn): gratis advies, begeleiding en juridische ondersteuning - https://www.caw.be
  • Meldpunt grensoverschrijdend gedrag (samenwerking Agentschap Justitie en Handhaving en het Vlaams Mensenrechteninstituut (VMRI)
  • - www.grensoverschrijdendgedrag.vlaanderen
  • - meldpunt@vlaanderen.be

Deze policy is een actualisering van het beleid dat sinds 2018 in voege is.

11. Hulplijnen Nederland